Klagen må være skriftlig og undertegnet. Du kan benytte vanlig brev eller klageskjema (Se lenke under Søknadsskjema). Det er viktig at du forklarer hvilket forvaltningsorgan (kommune, direktorat, departement eller annet) det gjelder. Du bør også forklare hvilke feil du mener at forvaltningen har gjort. Er det et konkret vedtak du mener er feil, bør du oppgi dato for vedtaket og helst legge ved en kopi. Trenger du hjelp til å sette opp klagen, kan du kontakte Sivilombudsmannens kontor og gjøre en avtale – enten om veiledning på telefon eller ved oppmøte.
Fristen for å klage til Sivilombudsmannen er ett år. Fristen regnes fra forvaltningens endelige avgjørelse i saken eller fra tidspunktet for det forholdet klagen gjelder. Klagen sendes til Sivilombudsmannen, Postboks 3 Sentrum, 0101 Oslo.